Bewaartermijnen personeel
De in dit overzicht genoemde bewaartermijnen staan los van de diverse verjaringstermijnen in het BW. Dit betekent dat men zelf moet beoordelen welke stukken worden bewaard om bijvoorbeeld in geschillen de bewijspositie te versterken.
Naast de algemene administratieplichten zoals voornoemd gelden er specifieke bewaarplichten voor de personeelsadministratie. Van belang is met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’). De AVG kent echter enkel open normen wat bewaartermijnen betreft. Het is dus aan nationale wetgeving om dit in te vullen; in andere gevallen worden gegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Het Vrijstellingsbesluit Wet bescherming persoonsgegevens (‘Wbp’) kan, ondanks dat deze vervallen is, echter wel als referentie dienen ter bepaling van een bewaartermijn.
| Documenten | Bewaartermijn | Vorm | Ingangsdatum van de bewaartermijn | Wet | |
|---|---|---|---|---|---|
|
|
Min |
Max |
|
|
|
|
Personeelsadministratie |
2 jaar na beëindiging (zie 1) |
Vanaf datum einde dienstverband |
art. 7 lid 5 Vrijstellingsbesluit Wbp |
||
|
Salarisadministratie |
2 jaar na beëindiging (zie 1) |
Vanaf datum einde dienstverband |
art. 8 lid 5 Vrijstellingsbesluit Wbp |
||
|
Arbeidsovereenkomsten |
2 jaar na beëindiging (zie 1) |
Vanaf datum einde dienstverband |
art. 7 lid 5 Vrijstellingsbesluit Wbp |
||
|
Loonbelastingverklaringen |
5 jaar (zie 2) |
Origineel (“de door de inspecteur uitgereikte of toegezonden loonbelastingverklaring”) |
Na einde dienstverband |
art. 12.1 lid 5 Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011 |
|
|
Kopie identiteitsbewijs werknemers |
5 jaar (zie 2) |
Na einde dienstverband |
art. 7.5 lid 4 Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011 |
||
|
Gegevens sollicitanten |
Op elk daartoe strekkend verzoek, 4 weken zonder instemming en 1 jaar met instemming sollicitant |
Vanaf datum beëindiging sollicitatieprocedure |
art. 5 lid 6 Vrijstellingsbesluit Wbp |
||
|
Registratie van arbeids- en rusttijden |
52 weken |
Vanaf de datum waarop de gegevens betrekking hebben |
art. 3.2.1 Arbeidstijdenbesluit |
||
|
Arbeidsgezondsheidskundig onderzoek gevaarlijke stoffen |
40 jaar |
In passende vorm |
Vanaf datum beëindiging blootstelling werknemer aan gevaarlijke stoffen |
art. 4.10c lid 4 Arbeidsomstandighedenbesluit |
|
|
Arbeidsgezondsheidskundig onderzoek biologische agentia |
10 jaar |
40 jaar (zie 3) |
In passende vorm |
Vanaf datum laatste blootstelling |
art. 4.90 lid 3 en art. 4.91 lid 9 Arbeidsomstandighedenbesluit |
|
Lijst van werknemers die met werkzaamheden die gevaar opleveren voor de veiligheid en de gezondheid belast zijn |
40 jaar |
In passende vorm |
Vanaf datum beëindiging blootstelling werknemer aan gevaarlijke stoffen |
art. 4.15 jo art. 4.10c lid 4 Arbeidsomstandighedenbesluit |
|
|
Lijst van werknemers die worden blootgesteld aan asbeststof |
40 jaar |
In passende vorm |
Vanaf datum beëindiging blootstelling werknemer aan gevaarlijke stoffen |
art. 4.53 jo art. 4.10c lid 4 Arbeidsomstandighedenbesluit |
|
|
Register van werknemers die arbeid met biologische agentia van categorie 3 en 4 verrichten |
10 jaar |
Kopie |
Vanaf datum laatste blootstelling |
art. 4.90 lid 3 Arbeidsomstandighedenbesluit |
|
|
Metingen van mechanische trillingen |
10 jaar |
In passende vorm |
Vanaf datum meting |
art. 6.11b Arbeidsomstandighedenbesluit (toelichting) |
|
|
Internetmonitoring/e‑mails /computersysteem van personeel |
6 maanden (zie 1) |
Vanaf datum waarop de gegevens zijn verkregen |
art. 33 lid 5 Vrijstellingsbesluit Wbp |
||
|
Bewaartermijn registratiebladen en afdrukken (vervoer) |
1 jaar |
in chronologische volgorde en in leesbare vorm |
Nadat de bladen en afdrukken zijn gebruikt |
art. 11 lid 2 sub a voor de bemanningen van motorrijtuigen in het internationale vervoer over de weg (AETR) |
|
|
Bewaartermijn controleboekjes (vervoer) |
12 maanden |
Na de laatste aantekening |
art. 12 lid 2 sub b (AETR) |
||
(1) De gegevens mogen alleen langer bewaard worden in geval dit noodzakelijk is ter voldoening van de wettelijke bewaarplicht.
(2) NB: op basis van de algemene administratieplichten dienen deze documenten minstens 7 jaar na het einde van het boekjaar waarin het document zijn actuele waarde heeft verloren bewaard te worden.
(3) In geval een werknemer is blootgesteld of mogelijk is blootgesteld aan een biologisch agens dat infecties tot gevolg kan hebben die:
a. naar bekend is hardnekkig of latent kunnen zijn;
b. op basis van de huidige stand van de techniek naar verwachting eerst jaren later kunnen worden onderkend;
c. een lange incubatietijd hebben;
d. ondanks behandeling steeds weer terugkeren, of;
e. ernstige complicaties op lange termijn hebben.
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag op welke wijze dan ook worden geopenbaard of verveelvoudigd of gewijzigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Merak Nederland B.V.
Aan de samenstelling en nauwkeurigheid van het schema is alle mogelijke zorg besteed in samenwerking met AKD N.V. De lijst is laatstelijk gewijzigd op 16 november 2018 en is gebaseerd op de toen geldende wetgeving. Merak Nederland B.V. kan niet voor enige schade ontstaan door fouten, weglatingen of wetswijzigingen aansprakelijk worden gesteld. Bij onduidelijkheid over de juistheid of de volledigheid van dit schema dient u contact op te nemen met Merak Nederland B.V. (telefoonnr. (+31) (0) 75-631 11 39.
Merak Nederland B.V. wil u attenderen op het gegeven dat de in het schema genoemde bewaartermijnen los staan van de wettelijke verjaringstermijnen. Een verjaringstermijn kan oplopen tot 20 jaar. Het is derhalve raadzaam om stukken die ter afwering van aansprakelijkheid van belang kunnen zijn, langer te bewaren dan de wettelijke verplichte minimum bewaartermijnen zoals in deze lijst vermeld. In dit document worden alleen de bewaarplichten besproken. De maximale bewaarmogelijkheden zijn buiten beschouwing gelaten.