Bewaartermijnen administratie
De in dit overzicht genoemde bewaartermijnen staan los van de diverse verjaringstermijnen in het BW. Dit betekent dat men zelf moet beoordelen welke stukken worden bewaard om bijvoorbeeld in geschillen de bewijspositie te versterken.
Elk bedrijf is verplicht om een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en
andere gegevensdragers te bewaren. Deze plicht vindt haar grondslag in:
- art. 2:10 en art. 3:15i BW,
- art. 52 Algemene Wet inzake de Rijksbelastingen (‘AWR’) en
- art. 1:32 Algemene Douanewet (‘AD’).
De bewaartermijn bedraagt 7 jaar. Deze termijn start wanneer een document geen actuele waarde
meer heeft.
Tot de administratie behoren alle documenten waaruit de vermogenstoestand en de rechten en
verplichtingen van een onderneming jegens andere ondernemingen, de fiscus, de douane en de
overheid afgeleid kunnen worden. In het onderstaande schema worden een aantal voorbeelden van
dergelijke documenten genoemd.
De jaarrekening en de winst- en verliesrekening moeten in originele staat bewaard worden. De overige
administratie kan elektronisch bewaard worden, mits de gegevens gedurende de volledige bewaartijd
beschikbaar zijn en deze binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
Er zijn uitzonderingen op de algemene bewaarplicht. Een voorbeeld hiervan betreft de onroerend goed
administratie. Deze documenten dienen ten minste 9 jaar bewaard te worden.
Ontbinding van de rechtspersoon
Art. 2:24 BW bepaalt dat in geval van een ontbinding van een rechtspersoon de boeken, bescheiden en
andere gegevensdragers van de ontbonden rechtspersoon gedurende zeven jaren nadat de
rechtspersoon heeft opgehouden te bestaan bewaard moeten worden. Hierbij wordt niet gekeken naar
hoe lang de documenten al bewaard werden op het moment van ontbinding, bijvoorbeeld een
document wordt al 3 jaar bewaard en zou na ontbinding nog 4 jaar bewaard dienen te worden. Neen,
de totale termijn van 7 jaar voor al het genoemde start pas na het moment dat de rechtspersoon heeft
opgehouden te bestaan.
Faillissement
In een faillissement blijft de algemene bewaarplicht ex art. 2:10 en 3:15i BW van kracht. Bij de
rechtspersonen blijft het bestuur verplicht om de bewaarplicht in acht te nemen.
Ingangsdatum van de (fiscale) bewaartermijn
De fiscale bewaartermijn van 7 jaar start na het einde van het boekjaar waarin het document haar
actuele waarde heeft verloren. Een document verliest haar actuele waarde, wanneer het document niet
meer van belang is voor de organisatie en geen deel meer uitmaakt van de (jaar)administratie. In de
meeste gevallen verliest een document haar actuele waarde aan het einde van het boekjaar waar het
document betrekking op heeft. Een overeenkomst echter, verliest haar actuele waarde wanneer de
overeenkomst is beëindigd, zodat de bewaartermijn van 7 jaar start na het boekjaar waarin die
overeenkomst is beëindigd.
Vorm
Over het algemeen kunnen de op een gegevensdrager aangebrachte gegevens op een andere
gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en
volledige weergave van de gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd
beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt. In onderstaand schema
hebben wij slechts afwijkingen daarvan opgenomen.
Voorbeelden van documenten die tot de administratie behoren
| Documenten | Bewaringstermijn | Vorm | Ingangsdatum van de bewarings-termijn | Wet |
|---|---|---|---|---|
|
Jaarrekening, accountantsverklaring e.d. |
7 jaar |
Origineel |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 2:394 lid 6 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
Jaarverslag |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Winst- en verliesrekening |
7 jaar |
Origineel |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
Tussentijds gemaakte controleberekeningen |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Grootboek |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR, art. 1:32 AD |
|
|
Debiteurenadministratie |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR, art. 1:32 AD |
|
|
Crediteurenadministratie |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR, art. 1:32 AD |
|
|
Inkoopadministratie |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR, art. 1:32 AD |
|
|
Verkoopadministratie |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR, art. 1:32 AD |
|
|
Financiële aantekeningen, zoals in- en verkoopboek |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Facturen |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR, art. 31 lid 6 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting |
|
|
Voorraadadministratie |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Loonadministratie |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Subsidie-administratie |
7 jaar |
|
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR en art. 4:69 lid 2 Awb |
|
Kasadministratie |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Kassabonnen |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Bankafschriften |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Dividendnota’s |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Agenda’s en afsprakenboeken |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Correspondentie |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Databestanden |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Contracten, overeenkomsten en andere afspraken |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Polissen |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Vergunningen |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Specificaties van aangiften |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Registers van overbrengingen naar andere EU-landen |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Verklaringen (landbouwverklaring, inkoopverklaring e.d.) |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR |
|
|
Documenten betreffende waterschapsbelasting |
7 jaar |
Na verlies actuele waarde |
art. 2:10 lid 3 BW, art. 3:15i BW, art. 52 lid 4 AWR en art. 6.14 lid 2 Waterschapsbesluit |
|
|
Administratie betreffende onroerende zaken |
9 jaar |
Vanaf 1 januari volgend op het jaar waarin de onderneming het goed is gaan bezigen |
art. 34a Wet op de Omzetbelasting |
|
|
Geschriften voor aanvraag lidmaatschap coöperatie (zie (1)) |
10 jaar |
Origineel |
Vanaf datum aanvraag |
art. 2:61 sub b BW |
(1) Deze bewaarplicht geldt niet in geval het lidmaatschap van een lid blijkt uit een door hen ondertekende, gedagtekende verklaring in de administratie van de coöperatie (art. 2:61 sub c BW).
Algemeen / DisclaimerAlle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag op welke wijze dan ook worden geopenbaard of verveelvoudigd of gewijzigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Merak Nederland B.V.
Aan de samenstelling en nauwkeurigheid van het schema is alle mogelijke zorg besteed in samenwerking met AKD N.V. De lijst is laatstelijk gewijzigd op 16 november 2018 en is gebaseerd op de toen geldende wetgeving. Merak Nederland B.V. kan niet voor enige schade ontstaan door fouten, weglatingen of wetswijzigingen aansprakelijk worden gesteld. Bij onduidelijkheid over de juistheid of de volledigheid van dit schema dient u contact op te nemen met Merak Nederland B.V. (telefoonnr. (+31) (0) 75-631 11 39.
Merak Nederland B.V. wil u attenderen op het gegeven dat de in het schema genoemde bewaartermijnen los staan van de wettelijke verjaringstermijnen. Een verjaringstermijn kan oplopen tot 20 jaar. Het is derhalve raadzaam om stukken die ter afwering van aansprakelijkheid van belang kunnen zijn, langer te bewaren dan de wettelijke verplichte minimum bewaartermijnen zoals in deze lijst vermeld. In dit document worden alleen de bewaarplichten besproken. De maximale bewaarmogelijkheden zijn buiten beschouwing gelaten.