Voor de fusie in 2012 had elk bedrijf zijn eigen opslagruimte in Jette en Erembodegem, met elk eigen referentienormen en classificaties. Aan het einde van het huurcontract van de opslagruimte in Jette zou deze situatie niet meer volstaan. Jean-Michel Daneau, Procurement & Facilities Director bij Partena Professional: “Elke interne archiveringsdienst werkte op zijn manier waardoor we sterk afhankelijk waren van hun kennis. Dit kon problemen opleveren als bepaalde personen niet aanwezig waren. Ook moesten we werken met bestanden met identieke nummers, wat het risico op fouten verhoogde.”

Van toegewijde service in-house tot complete uitbesteding

Het was een optie om de archieven van Partena te centraliseren in een gemeenschappelijke opslagruimte, maar hier waren te veel beperkingen aan verbonden. “Wij hebben meerdere sites bezocht, maar zowel op het gebied van kosten als ruimte voldeden ze niet aan onze verwachtingen. Voor onze noden waren ze ofwel te groot ofwel te hoog. We kozen er daarom voor om de uitbesteding van onze archieven aan Merak over te laten. Zij bleken voor ons de beste partner op de markt te zijn”, vertelt Jean-Michel Daneau. Partena Professional werd verleid door de volledige aanpak van Merak. “Het indexeren en classificeren van archieven is een beroep op zich”, gaat Daneau verder. “Dankzij de professionals van Merak verminderden we zowel de stockage- als de personeelskosten om de bestanden te beheren. We konden ook de veiligheid verhogen voor zowel de toegang als de vertrouwelijkheid van de dossiers, als hun bewaring en bescherming tegen brand- en waterschade.”
br/> Jean-Michel Daneau bevestigt het succes van de verhuis van Jette naar een opslagruimte van Merak. “Hun team nam het project van a tot z in handen, en dat op een heel vlotte manier. Deze verhuizing verliep zonder dat er maar één bestand verloren geraakte, ondanks het feit dat er zo’n tientallen ritten met archief en duizenden dossiers aan te pas kwamen.”