Het was begin juni groot nieuws op de VRT: een gerenommeerde stad zet grote stappen in het digitaliseren en herstructureren van haar historische archieven. Prachtig natuurlijk, en het leek alsof een enthousiast team van vrijwilligers de klus wel even klaarde. Maar wie weleens met de voeten in een vochtige kelder staat, weet dat professioneel archiefbeheer net iets meer voeten in de aarde heeft dan een paar helpende handen.

Het renoveren van een archiefruimte zodat deze voldoet aan de strenge wet- en regelgeving voor veilige bewaring, vraagt namelijk om een gigantische langetermijninvestering.

De tikkende tijdbom onder je kantoor
Veel organisaties stoppen hun archief weg op plaatsen die 'over' zijn: een kelder, een oude garage of een zolder. Totdat de realiteit toeslaat:

• Het sanitaire gevaar: Eén lekkende leiding boven de rekken en decennia aan contracten, bouwplannen of historische bronnen zijn onherstelbaar vernietigd.
• De schimmelplaag: Opstijgend vocht verspreidt zich razendsnel. Is het archief eenmaal aangetast? Dan moet de hele ruimte direct ontruimd worden en moeten de documenten eerst een dure, specialistische behandeling ondergaan voordat ze überhaupt verplaatst mogen worden.

Als je te horen krijgt dat een pand moet worden afgebroken of grondig gerenoveerd om van het vochtprobleem af te komen, sta je voor een logistieke nachtmerrie. Waar laat je die duizenden mappen in de tussentijd?

De slimme uitweg: Externe archivering

Je kunt tienduizenden euro's investeren in het verbouwen, klimatiseren en beveiligen van een eigen ruimte. Of je kiest voor de structurele oplossing: externe archivering.

Door je archieven — uiteraard na een grondige opschoning — buiten de deur te plaatsen in de optimaal geconditioneerde depots van Merak, elimineer je in één klap alle fysieke risico's. Geen zorgen meer over lekkages, vocht of ruimtegebrek, maar wel de garantie dat je documenten veilig zijn voor de toekomst.

Wil je de risico's in jouw huidige archiefruimte in kaart brengen?
Vraag een vrijblijvend advies bij de experts van Merak.